مزایای اولویت بندی اهداف:

با ردیف کردن فعالیت ها بر حسب درجه اهمیت آنها، شما قادر خواهید بود که در وهله اول بر روی کارها و وظایف با اهمیت متمرکز شوید و در صورت نیاز مطابق فوریتهای زمانی روز، کار کنید و در یک زمان فقط روی یک وظیفه متمرکز شوید تا با بیشترین کارایی وظایفتان را طبق جدول زمانبندی انجام دهید و هدف گذاریتان قابل دسترسی خواهد بود. تمامی وظایفی که توسط دیگران قابل اجرا میباشد را مجزا کرده و به آن تفویض کنید؛ در پایان یک دوره برنامه ریزی شده (بطور مثال مطالعه درسی)، به عنوان مهم ترین مسئله، میزان نتایج هر یک از فعالیت های انجام شده را اندازه گری کنید و قضاوت درباره خود و کارهای انجام شده توسط خود را به دیگران واگذار کنید.

طرح عمل:

جدول1 : طرح عمل
اثرات مثبت: شما خواهان و مشتاق رسیدن به چه چیزهایی هستید اضهار نظر

بله / خیر

·        حداکثر نتایج    
·        بیشترین رضایت از طریق جریان کار و نتایج    
·        پرهیز از کشمکش    
·        افزایش رضایت شغلی فردی و اجتناب از فشارهای روانی غیر ضروری    

ارزش تجریه و تحلیل استفاده از زمان (تجزیه و تحلیل ABC)

جدول 2 : تجزیه و تحلیل استفاده از زمان
ارزش فعالیت ها

15%                                 20%                                      65%

وظایف C

جزئی / عادی

وظایف B

مهم

وظایف A

بسیار مهم

65% 20% 15%
استفاده واقعی از زمان

 

تجزیه و تحلیل ABC:

یکی از روش های تجزیه و تحلیل استفاده از زمان، این است که رابطه متناسب بین زمان واقعی پرداختن به فعالیت های بسیار مهم یعنی (A) را نشان می دهد. فعالیت های (B) از درجه اهمیت کمتری برخوردارند. و فعالیت هایی که در حیطه (C) قرار می گیرند، از جمله فعالیت وظایفی هستند که به تناسب موقعیت، به وسیله افراد مختلف و به صورت گوناگون به آنها پرداخته میشود. کلید مدیریت موفق زمان، انجام فعالیت های اولویت بندی شده طبق فهرست و در نظر گرفتن وضوح کامل د اولویت بندی و نحوه تنظیم و طراحی فعالیت ها طبق طبقه بندی ABC است.

  • وظایف A : از جمله مهمترین وظایف مدیریت هستند، انها وظایفی هستند که به طور صحیح فقط بوسیله فرد و یا بوسیله یک سیستم قابل اجراء هستند (این وظایف غیر قابل واگذاری هستند) و بیشترین درجه اهمیت را در عملیات مدیریتی دارا هستند.
  • وظایف B : فعالیت هایی هستند که از لحاظ درجه اهمیت در حد متوسط هستند و آنها را میتوان به دیگران واگذار کرد.
  • وظایف C : وظایفی هستند که در عملیات قابل انجام، دارای کمترین درجه از نظر اهمیت هستند، اما بطوری ظاهر می شوند که به نظر می رسد از جمله مهمترین و بزرگترین کارها هستند (خاکی، 1379).
  • مکتوب کردن اهداف با استفاده از جدول روزانه:

بهترین روشی که ما را قادر خواهد ساخت تا زمان موجود را سازماندهی کنیم و همچنین از زمان برای رسیدن به اهداف شخصی و حرفه ای استفاده مناسب و بهینه کنیم برنامه ریزی است. به عبارت دیگر برنامه ریزی آماده نمودن امکانات و منابع و وسایل جهت تحقق بخشیدن به اهداف میباشد. مزیت اصلی برنامه ریزی کاری، برای شما اینست که درک کنید، تجارب در زمینه کسب و تحصیل و سایر امور نمایانگر این واقعیت است که حتی تلاش برای مکتوب سازی برنامه ریزی زمان، ما را یاری میدهد تا در اجرای برنامه ها، زمان کمتری صرف نماییم. این زمان کم همان زمانی است که برای ما ذخیره می گردد. درنظر گرفتن فقط 8 دقیقه در روز جهت برنامه ریزی برای هر یک از کارهایی که انجام می دهید و در نهایت شما را قادر خواهد ساخت که روزی یک ساعت زمان برای کارهای مهمترتان ذخیره سازی نمایید و مهمترین نقش برنامه ریزی عبارت است از مکتوب سازی آنچه قرار است انجام شود اما طبقه بندی ذهنی آنچهانجام می دهید و آنچه می خواهید انجام دهیدفقط فهرستی در ذهن شما ایجاد می نماید که از کنترل شما خارج است (زیرا خارج از دید و تفکر است) و همچنین خیلی آسان، شما را دچار سردرگمی می کند. مکتوب کردن برنامه ها در واقع این ست که ما از نظر ظرفیت اشغال شده ذهن را کاهش می دهیم برنامه ریزی مکتوب می تواند دارای فیزیولوزیکی محرک در جهت فعال نمودن انگیزه های شخصی در کارها باشد. فعالیت های روزانه شما وقتی به انجام می رسد که بر اساس یک جدول روزانه برنامه ریزی شود، این عمل باعث می شود که در انجام فعالیت های روزانه بسیار راحت تر عمل نموده و هر چه بهتر به مقصد تعیین شده نزدیک شوید ممکن است شما در نتیجه یک برنامه مکتوب کمتر از گذشته به سادگی دچار آشفتگی شغلی و وظیفه ای شوید و در عمل بدون اینکه نیاز به راهنمایی در جهت انجام کارهای طبقه بندی شده داشته باشید، موفق خواهید شد که کارهایتان را طبق برنامه ریزی انجام دهید. اگر در روز گذشته از نظر انجام برنامه هایتان برای شما موفقیت آمیز نبوده است همیشه که در آن کارهای روزانه تان به صورت دقیق قید شده باشد، باور داشته باشید که نمی توانید دارای یک برنامه بلند مدت یکساله و حی ماهانه باشید جدولی که واقع گرایانه تهیه شده باشد، تمامی آنچه که شما مایل به انجام آن هستید و می خواهید در طول روز انچجام دهید در بر خواهد گرفت و به راستی، توجه به هدف گذاری ها و بر اساس واقعیت هر چه بیشتر و بهتر، شما را در راه رسیدن به موارد فوق راهنمایی خواهد کرد روش LEIDS یکی از راه های نسبتاً ساده و قابل استفاده در مدیریت زمان بوده و روشن است که این امکان را فراهم می آورد تا بتوانیم با صرف حدود 8 دقیقه جهت برنامه ریزی کارهایی که در طول روز می خواهیم انجام دهیم، زمان بیشتری برای انجام کارهای ضروری در اختیار داشته باشیم.

L : تهیه فهرست فعالیت ها (فهرست وظایف، فعالیت ها و حداکثر زمان تحت اختیارتان را تهیه کنید).

E : برآورد زمان مورد نیاز (زمانیکه وظایفتان به خود اختصاص می دهد برآورد کنید).

A : اختصاص زمان برای وظایف برنامه ریزی نشده (خارج از فهرست) (برای وظایفی که در جدول موجود نیست زمان اضافی در نظر بگیرید).

D : تأکید بر اولویت ها (تصمیم گیری در مورد اولویت ها، انتخاب ها و تفویض ها).

S : بازبینی وظایف برنامه ریزی شده در آخر هر روز (جدول وظایف را در پایان هر روز به دقت بررسی کنید و کارهای انجام شده را کنار بگذارید) (همان منبع).

  • آغاز کردن با نگرش مثبت:

برای موفقیت در هر روز شما مجبورید تا زمانتان را به موارد زیر اختصاص دهید:

به آرامی از خواب برخیزید و صبحانه ای کامل و دلپذیر با آرامش در کنار خانواده میل کنید. شما باید تلاش لذت بخشی داشته باشید و روی چیزهای مثبتی که در هر روز دارید تکیه کنید، چرا که نگرش اساسی مناسب به محیط اطرافمان همان نگرشی است که با آن کار را انتخاب می کنیم، آنرا ادامه می دهیم و همچنین نگرش به صورت جدی در حقیقت یا شکست ما ایفای نقش می کند. تمامی کسانیکه به موفقیت یا شکست ما ایفای نقش می کند تمامی کسانیکه به موفقیتی نائل شده اند، جملگی بر این عقیده هستند که موفقیت قویاً بستگی به حالات تفکرات، احساسات و قالب ذهنی فرد دارد و آنچه که در این عوامل ناقد بوده همان تفکر و عمل مثبت است. برای حفظ نگرش مثبت در هر روز 3 شرط را باید رعایت کنید:

  1. هر روز کارهایی انجام دهید که شما را شاد می کنند.
  2. هر روز کارهایی انجام دهید که برای شما اندازه گیری دقیقی را از اهداف کارکنان فراهم آورد.
  3. هر روز کرهایی انجام دهید که توازنی بین زندگی خصوصی و زندگی حرفه ایتان برقرار سازد (ورزش، همراه با خانواده، تفریح و … ) (همان منبع).
  • بررسی عملکرد

در طی روز عملکرد بالقوه فرد وابسته به طرز تلقی اوست، این تلقی خود را در توافق طبیعی به اشکال متفاوت در افراد گوناگون، ولی قابل پیش بینی نشان می دهد. طبق آمارهای به دست آمده عملکرد روزانه و مسیر نوسانات آن، با منحنی مندرج در تصویر زیر (منحنی استاندارد REF)

هر چند عادات و خلقیات و عناصر شخصیتی متنوعی وجود دارد که از فردی به فرد دیگر متغیر است باز هم می توان ادعاهای زیر را مطرح کرد:

در صبح  سطح عملکرد به حداکثر خود ی رسد، این سطح در ساعات دیگری قابل دستیابی نیست. در ظهر (یا بهتر بگوییم بعد از صرف ناهار) چرخه عدم فعالیت آغاز می گردد، برخی افراد سعی می کنند با یک قهوه یا چای غلیظ بر این سیر نزولی غلبه کنند، اما این کار معمولاً سبب طولانی تر شدن مدت چرخه عدم فعالیت می گردد و بعد از دومین مرحله افزایش عملکرد در عصر، منحنی عملکرد سیر نزولی پیدا می کند و در ساعاتی بعد از نیمه شب به حداقل مقدار خود می رسد. همه ما باید خودمان را با این نوسانات عملکرد منطبق کنیم مهم ترین چیز تعیین آهنگ نوسانات روزانه است اگر از قوانین طبیعی که عملکرد بدنی شما را اداره می کنند مزایای کسب نموده اید، با سازماندهی روزتان بر اساس منحنی عملکرد بهره وریتان را به طور قابل ملاحظه ای افزایش داده اید بی آنکه تغییرات عمده ای در کار خود ایجاد کرده باشید. زیاد و شدید کار کردن نیز عمل با ارزشی نیست زیرا به خاطر کاهش وقت و توان کاری اشتباهات بیش تری رخ خواهد داد. هرگز به “زمان تنفس” بین کار به عنوان اتلاف وقت نگاه نکنید بلکه آن را نوعی فرصت مناسب برای تجدید قوا بدانید. تحقیقات پزشکی بهترین کار را برای نیرو بخشی، ” زمان تنفس” (تقریباً یک ساعت بعد از شروع کار) می دانند بنابراین برنامه روزانه، شما باید شامل استراحت های مرتب و کوتاه باشد تا عملکردتان در هر کاری بهتر شود (خاکی، 1379).

مطلب مرتبط :   مکتب های مدیریت تغییر از دیدگاه جامع نظران و روانشناسان
دسته بندی : مقالات