بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران استانداری و حوزه ستادی در استان کرمانشاه- قسمت ۱۲

• کاهش زمان فرآیند کار
• پشتیبانی از استرتژیهای سازمان
• بهبود رقابت
• بهبود و طراحی مجدد فرآیند های کار
• سازماندهی و طراحی مجدد سازمان از طریق متغیر های فناوری اطلاعات ( صرافی زده ، ص ۳۵ : ۱۳۸۳)

 

نتیجه تصویری درباره فناوری اطلاعات

 

۲ – ۲۱ ابعاد و جنبه های گوناگون فناوری اطلاعات

 

در عصر نوین سازمانها در ابعاد و جنبه های مختلف به طور چشمگیر بر اطلاعات تاکید دارند . اطلاعات قدرت است و هر کسی از آن برخوردار شود ، صاحب قدرت است . شرایط متغیر محیطی نیاز به اطلاعات را بیش از پیش نشان می دهد و این امر ضرورت جمع آوری ، ثبت ، پردازش و نیز توزیع اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان دو چندان می سازد . اطلاعات مفهومی نسبی است و ویژگیهای خاصی را به خود اختصاص می دهد . این ویژگیها بسته به سطح سازمانی متفاوت می باشند . جدول ویژگیهای اطلاعات و سطوح سازمان ( صرافی زاده ، ۸۳ )

 

۲ – ۲۲ طبقه بندی سیستمهای ا طلاعاتی بر اساس نوع حمایتها

 

سیستم های پردازش تعامل
از پردازش سطوح عملیاتی که ماهیتی تکراری و حجم عظیمی از داده را در بر می گیرد . حمایت می کنند.
سیستم های گزارشات مدیریت
از فعالیتهای بخشی و نیز مدیران سطوح امنیت ازطریق ارائه اطلاعات و گزارشات تلفیقی حمایت می کند .
سیستم کارکنان دانش
این سیستمها جهت حمایت از کارکنان دانش و حرفه ا ی طراحی می شوند .
سیستمهای پشتیبانی تصمیم گیری
فرآیند تصمیمات مدیران و از طریق تحلیل مسائل پشتیبانی می کنند .
سیستمهای اتوماسیون اداری
از طریق بکار گیری تکنولوژی اطلاعات مور دفتر را پشتیبانی می کند .
سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد (اجرایی)
به منظور پشتیبانی کامل از فرآیند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .
سیستمهای خبره
به منظور پشتیبانی کامل از فرآیند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .
سیستمهای پشتیبانی تصمیمات گروهی
این سیستمها به منظور پشتیبانی از افرادی که در تصمیم گیریهای گروهی مشارکت دارند ، طراحی می شوند ( صرافی زاده ، ۸۳)

 

۲ – ۲۳ اتوماسیون اداری

 

یافتن تعریفی مشخص سیستم های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه تعریف آنها منحصربه تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است . در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم .
اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی بوده که به بر قراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود .کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد و ارتباطات اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی (۱۹۹۸)، RAYMOND ) سیستم های اطلاعات اداری (OIS=PFFICE INFORMATION (SYSTEM ) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند . سیستم های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) است که ابزار هایی را برای ارتباطات و هماهنگی ما بین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند. ( ۱۹۹۲ ، ZWASS ))

 

جهت دانلود متن کامل پایان نامه به سایت azarim.ir مراجعه نمایید.

 

۲ – ۲۴ مزایا و معایب اتوماسیون اداری

 

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد .
به طور کلی ، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می شود .
مزایای مستقیم
افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از :
الف ) کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار ؛
ب)تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد ، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود ؛
ج) فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛
د) سازماندهی غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛
۲-۳۵-۲ مزایای غیر مستقیم
این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند ،
الف ) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی ، چاپ و امور مشابه دیگر ؛
ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .
ج) به دلیل افزایش اثر بخشی کارکنان در انجام کار های خاص ، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد ؛
د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع ، ضرایت مشتریان بیشتر می شود ؛
ه ) رقایت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت برای عکس العمل نسبت به فشار ها و فرصتها .
معایب سیستم اتوماسیون اداری
اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از : از ایجاد تغییرات در محیط انسانی ، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کار ها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها ، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها ، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم ، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه ، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران یا کارکنان ، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب .
انواع کاربرد ها یا زیر سیستم های اتوماسیون اداری :
از دیدگاههای متعددی به انواع کاربرد های اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از آنها می پردازیم.
در یک دیدگاه انواع دستگاههای مکانیزه اداری اصلی عبارتند از :
۱- در زمینه کسب و اطلاعات و کپی کردن آنها : واژه ها ، پردازها ، ماشینهای کپی هوشمند ، سند خوانها ، سیستم های صوتی دیجیتالی ، حروف چینی نوری .
۲- در زمینه ذخیره سازی اطلاعات : کشورهای بایگانی الکترونیک ، زیر نگاشته ها (میکروگراف)
۳- در زمینه ارتباطات : سیستم تلفن رایانه ، پست الکترونیک ، ارسال فاکس ، کنفرانس از راه دور.
از دیدگاه دیگر عناصر اصلی سیستم های مکانیزه اداری. ( صرفی زاده ، ص ۲۴۱:۱۳۸۰)

 

 تصویر درباره جامعه شناسی و علوم اجتماعی

 

۲ – ۲۵ ارگونومی در مکانیزاسسیون اداری

 

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیبها و تنشهای کاری ، نقش برجسته ای داشته است . با این حال ، فناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوری منظور کنیم .

 

عکس مرتبط با اقتصاد

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *