بررسی عوامل مؤثر بر مقبولیت و اعتبار گزارشهای قضایی مامورین انتظامی در مقام ضابط دادگستری شهر ایلام در سال۱۳۹۲- قسمت ۱۰

۴- مقامی که به وی گزارش تسلیم میشود، مقام مافوق باشد. (اعم از مقام رسمی یا غیررسمی)
گزارش ممکن است به صورت کتبی یا شفاهی صورت گیرد موضوع گزارش ممکن است تحت عناوین: اداری، تجاری، اجرائی، ستادی، اطلاعاتی، سیاسی، جزائی، نظامی، و … باشد که به دو دسته تقسیم می شوند: الف) گزارش قضائی( جزائی) ب) گزارش اداری

 

۲-۲-۲-۳٫تعریف گزارش نویسی

 

گزارش نویسی عبارت است از به تحریر درآوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راه حل های صحیح، که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل«ساده نویسی» و«سالم نویسی» استوار باشد. در واقع گزارش نویسی، فنی است که هدف باآگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان، طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد[۵۴].

 

جهت دانلود متن کامل این پایان نامه به سایت jemo.ir مراجعه نمایید.

 

 

۲-۲-۲-۴٫فایده گزارش نویسی

 

فایده و هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام به خواننده با سرعت و صحت و روشنی است. و مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید.

 

۲-۲-۲-۵٫تاریخچه گزارش نویسی

 

قدمت گزارش دادن شاید به تشکیل اولین هسته های اجتماعی( خانواده) برگردد، چون انسان های اولیه برای انجام امور روزمره خود مجبور بودند به صورت شفاهی نیازها و امکانات خود را به گوش دیگران برسانند. ( امروزه به آن گزارش شفاهی گفته می شود) از زمانی که «خط» پدید آمد و زندگی اجتماعی شکل گرفت و پیشبرد اهداف اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی احتیاج به تحقیق و بررسی پیدا کرد و ارتباط کتبی را ناگزیر ساخت، تا هم مردم از کند و کاوهای انجام شده باخبر باشند و هم مبنایی باشد برای این که آیندگان کار را ادامه دهند[۵۵].
 تصویر درباره جامعه شناسی و علوم اجتماعی
۱-از اولین روزی که بشر شرح کار یا خواسته خویش را برای دیگران بیان یا طرح کرد، گزارش صاحب هویت شد.
۲-تشکیل حکومت های کوچک و بزرگ و توسعه امپراطوری های باستان مثل ایران، یونان و روم، انعکاس گزارش ها را از ایالات و حکمرانان محلی به پایتخت توسط پیک ها و چارپاها ایجاب می کرد[۵۶].

 

۲-۲-۲-۶ .اهمیت گزارش نویسی

 

اورن ریف می گوید: «اگر کاری را انجام دهید و آن را گزارش نکنید، مثل این است که اصلا آنرا انجام نداده‌اید. از سوی دیگر اگر کاری نکرده اید اما انجام آن را گزارش می کنید، به معنی آن است که آن را انجام داده‌اید» [۵۷].
ویلیام هود، عامل مجرب و مخفی سیا می گوید: «نیمی از جاسوسی انتظار کشیدن و نیمی دیگر، گزارش کتبی و نگهداری مطالب است» در جای دیگری می گوید: «مدت زمانی که صرف نوشتن گزارش‌ها می‌گردد، یکی از بخش‌های بسیار مهم امر جاسوسی است، به طوری که خود او هرگز درک نمی‌کند که چرا حتی رمان نویسان بزرگی که تجارب حرفهای دارند، هیچگاه به فکر ذکر آن در داستان هایشان نمی افتند[۵۸].
آیت ا… مکارم شیرازی در کتاب مدیریت و فرماندهی در اسلام در باب شرایط دستگاه های اطلاعاتی و مدیران اسلامی می گوید: «هرگز نمی توان در گرفتن و دادن اطلاعات، تنها تکیه بر حافظه کرد، بلکه باید همیشه به نوشته های صریح و صحیح تکیه نمود، چرا که حافظه بهترین افراد گاه به آنها خیانت می کند و مایه شکست و ناکامی می شود[۵۹]

 

۲-۲-۲-۷٫خواننده گزارش کیست؟

 

قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش گرفته شود باید بدانیم که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنیم. در واقع چه کسی یا کسانی، براساس گزارش ما تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد.
دانستن افکار، تمایلات، خلق و خوی، تحصیلات و تجربیات و نحوه تصمیم گیری خواننده گزارش و این که آیا او خود تصمیم می گیرد یا آنکه گزارش را برای اظهار نظر به نزد دیگران ارسال می دارد، برای تهیه کننده گزارش بسیار مهم است. زیرا با آگاهی از مسائل فوق می توان گزارش خود را به شکلی تهیه کرد که رسیدن به هدف را سریعتر و مطمئن تر کند.
در اغلب اوقات ما شروع کننده مکاتبه هستیم لذا باید بدانیم که چه نتایجی را انتظار داریم. اما اگر یک مقام مافوق از ما بخواهد که گزارشی تهیه کنیم در این حالت باید تصمیم گیرنده نهایی مطالب گزارش خود را شناسایی کنیم، تا با رعایت نکات یاد شده گزارش خود را طراحی کنیم.

 

۲-۲-۲-۸٫مراحل چهارگانه گزارش نویسی

 

به منظور اجتناب از نارسایی گزارش، و انتقال صحیح افکار و اطلاعات به خواننده، در تهیه و تدوین هرگونه گزارشی باید چهار مرحله زیر را رعایت کرد:
۱-مرحله تهیه و تدارک
قبل از اینکه نوشتن را آغاز کنیم، باید تمام اطلاعات، حقایق، علل و عوامل مربوط به گزارش را در اندیشه خود سازمان دهیم، هدف را بیابیم و بدانیم که خواننده گزارش ما کیست و چه اطلاعاتی از موضوع دارد که در فهم مقصود، او را یاری می کند و چه اطلاعاتی بایدبه او داد تا در نتیجه گیری نهایی سودمند باشد.
۱/۱-مرحله طرح ربط منطقی مطالب( ترتیب)
اغلب اتفاق می افتد، که گزارش بسیار ساده است و احتیاج به تهیه افکار و طرح ربط منطقی ندارد، ولی باید دانست که بیشتر گزارش های اداری، فنی، اجتماعی، فرهنگی و قضایی نیاز به ترتیب منطقی دارد. یعنی بایستی با کسب مهارت آن چنان نظم فکری پیدا کرد که توالی منطقی مطالب را به صورت ذهنی رعایت کرد.
نکته مهم: مرحله اول گزارش نویسی( تهیه و تدارک) و مرحله دوم( ربط منطقی مطالب) پیوند نا گسستنی با هم دارند.
یعنی مرحله اول جمع آوری و مرحله دوم، مرحله ترتیب و توالی منطقی است و این دو مرحله که مراحل دقت و تمرکز فکر است روی هم موجب تکوین گزارش می شود به عبارت دیگر پایه و اساس گزارش را تشکیل می دهد و با تحقیق این مرحله آماده خواهید شد که گزارش خود را با اطمینان خاطر روی صفحه کاغذ بیاورید.
موفقیت هر گزارشی بستگی به نحوه طرح ریزی آن دارد بنابراین طرح باید پاسخگوی نیازهای زیر باشد:
-کلیه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد.
-نظم منطقی مطالب را بر اساس رعایت تقدم و تأخر و طبقه بندی صحیح به دست دهد.
-برای هر کسی، حتی اگر با جزئیات فنی و علمی آن آشنایی کامل نداشته باشد، در مراجعات بعدی قابل قبول بوده، دچار سوء تعبیر نشود.
-اهمیت انتخاب موضوع گزارش
تعیین موضوع برای گزارش یکی از مهمترین قسمتهای گزارش است زیرا متن نباید خارج از موضوع باشد و موضوع نباید مغایر با متن.
منظور از موضوع، ایجاد زمینه فکری برای مطالب گزارش است که باید به دقت و ظرافت و اجمال انتخاب شود، به نحوی که خواننده بایک نگاه زمینه گزارش دهد و از محتوای متن همان پیغامی را در باید که خلال موضوع، متن آن را گرفته و نویسنده گزارش نیز همان را می خواسته است.
چنانچه موضوع، متن را تأیید نکند و یا متن خارج از موضوع باشد، خواننده بلاتکلیف می شود و سرانجام در می ماند که پیغام برآمده از متن را ملاک عمل قرار دهد، یا مفهوم برخاسته از موضوع را.
۳-مرحله نگارش:
خوب اندیشیدن و تمرکز داشتن، مایه نگارش، و نگارش خوب به سرمایه های علمی، مطالعه، آگاهی احاطه به موضوع، دقت و تمرین و ممارست نیاز دارد، و گزارش، اثر بخش نخواهد بود مگر آن که علاوه بر شیوایی سخن، به نکات اساسی بر شمرده زیر توجه نماید:

 

 

    • فکر کردن قبل از نوشتن.

 

    • توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقی.

 

    • در نظر گرفتن خواننده.

 

    • آگاهی به نکات دستوری و جمله بندی در حد لزوم.

 

    • ترجیح ساده نویسی به پیچیده نویسی.

 

    • پرهیز از به کاربردن لغات و ترکیبات دور از ذهن.

 

    • به کاربردن لغات، اصطلاحات یا عباراتی که معانی قطعی و مشخص دارند.

 

    • بیان حقایق، بی آنکه قصد برانگیختن احساسات را داشته باشیم.

 

  • دانستن فن گزارش نویسی .

 

۴-مرحله تجدید نظر و اصلاح گزارش:
پس از نوشتن گزارش، لازم است در آن تجدید نظر شود و یا مرور دقیق نوشته، آنچه به ذهن نیامده یا هنگام نوشتن فراموش شده، یادداشت و در جاری خود درج گردد و یا آنچه زاید بر اصل است، حذف شود. اگر تجدید نظر با دقت و حوصله انجام شود، تمام اشتباهات و نقایص برطرف خواهد شد.
علمای فن، انجام دادن سه کاررا در مرحله تجدید نظر توصیه میکنند.
الف- گزارش را به یکی از همکاران بدهیم تا او بخواند و از زاویه دید خود مفهوم آن را بازگو کند و چنانچه در انتقال فکر، مانعی یا نقصی مشاهده شد بتوانیم آن را جبران کنیم.
ب- گزارش را بلند بخوانیم تا از راه گوش و چشم، معایب و کمبودها مشخص و سپس برطرف گردد.
ج- گزارش را پس از یک استراحت کامل از نو بخوانیم تا کاستی ها و مطالب اضافی، بیشتر خود را نشان دهد و بهتر بتوانیم گزارش خود را اصلاح کنیم .
تجدید نظر نوشته، قدم بزرگی در راه روشن نویسی محسوب می شود در این مرحله است که شخص آنچه را که می خواسته بگوید، می بیند، نه انکه را نوشته است.
کافی است در تجدید نظر، خود را به جای خواننده قرار دهیم و از دریچه چشم او به موضع بنگریم و برای اطمینان بیشتر بهتر است که نوشته خود را به دیگری بدهیم، او بخواند و نظر خود را اعلام نماید[۶۰].

 

۲-۲-۲-۹٫قواعد مربوط به گزارش

 

گزارش باید براساس قواعد زیر تنظیم شود:
۱-کامل باشد ۲- واضح و روشن باشد ۳- جملات آن ساده و معنای آنها کامل باشد ۴- تهیه و ارسال آن به موقع باشد ۵- باید توأم با واقعیت باشد
-به گزارشی کامل گفته می شود که دارای شش مؤلفه اصلی باشد. به عبارت دیگر، یک گزارش خبری وقتی کامل است که برای شش سوال اصلی زیر پاسخ داشته باشد، شش سوال اصلی مطرح عبارتند از:
۱-چه کسی: فاعل ۲- چه وقت: زمان وقوع ۳- چه: موضوع ۴- چطور: موضوع چگونه رخ داده است ۵- کجا: محل وقوع ۶- چرا: علت وقوع( انگیزه فعل)
-گزارشی واضح و روشن است که در آن جملات ساده و کوتاه استفاده شده و از کاربران عبارات گنگ و مبهم خودداری شده باشد. به کاربران عبارات مذکور سبب می شود که مسئولان از درک مطالب گزارش محروم شوند. مصداق عبارات گنگ و مبهم عبارتند از: اکثراً، غالباً، تقریباً، اخیراً، برخی، کمی، چرا و آینده.
-گزارش خبری ساده با معنای کامل، گزارشی است که نیاز به توضیح اضافی ندارد. در مثال زیر می بینیم که جمله سوم نیاز به توضیح اضافی ندارد:

 

 

    1. محمود از سیروس کتاب گرفت.

 

    1. محمود یک کتاب فرهنگ از سیروس گرفت.

 

  1. محمود یک کتاب فرهنگ انگلیسی به فارسی از سیروس گرفت.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *