مدیریت – سیستم های اطلاعات مدیریت[۱]

  • سیستم اطلاعات می تونه دستی یا رایانه ای باشه.
  • هدف از سیستمای اطلاعاتی پشتیبانی از عملیات تصمیمه.
  • محور اساسی سیستمای اطلاعاتی افراد، مدیریت، اطلاعات سیستمای سازمانه.(صرافی زاده،۱۳۸۳،ص۴۵).

 

۶-۱-۲فناوری اطلاعات[۲]

فناوری اطلاعات رامی توان به عنوان “فناوری محاسباتی و ارتباطات راه دور که امکانات خودکار به کار گیری اطلاعات رو جفت و جور می کنن “تعریف کرد.(هیکز[۳]،۱۹۹۸،۱۷)

فناوری اطلاعات به شکل امکاناتی که به سازمان ارائه می کنه؛ تعریف شده مثل: کامپیوتر، کاربرده های نرم افزاری و ارتباطات دور برد در جهت انتقال داده، ازاطلاعات و علم به افراد و پروسه ها.

مدت زمان طولانی، مهندسین صنعتی، فناوری اطلاعات، رو به عنوان وسیله تحلیلی و مدلسازی مورد استفاده قرار می دادن. کاربرده های عادی فناوری اطلاعات در تولید شامل برنامه ریزی   محصول و کنترل، مدلسازی پروسه ها، سیستمای اطلاعاتی کلی مدیریت و امور پشتیبانیه.(عطاران،۲۰۰۳،ص۴۴۰).

برنامه ریزی

اصطلاح فناوری اطلاعات واسه توصیف فناوریهایی به کار میره که ما درضبط، پردازش، بازیابی و انتقال اطلاعات از راه فکس، میکروگرافها و بقیه وسایل رابطه از راه دور، هم اینکه فناوریای قدیمی که بایگانی اسناد، ماشینای محاسباتی، مکانیکی، چاپ و حکاکی رو در بر میگیره.(توربان[۴]،۱۹۹۶، ص۱۵) .

با اینحال تعاریف زیاد، گاه فنآوری اطلاعات و ارتباطات مدنظره وگاه هم میون این دو فرق قائل می شن.اما کلا میشه این تعاریف رو به دو دسته تقسیم کرد:

  • تعریف فنی: در این دیدگاه منظور ازIT همون زیرساختا و فناوریای سخت افزاری ،ارتباطی و نرم افزارهای تولیدو پردازش داده هاس.
  • تعرف با دید سیستمای اطلاعاتی: در این تعریف فناوری اطلاعات عبارته ((مجموعه منابع فنی و سخت افزاری و نرم افزاری، ارتباطی و اطلاعاتی، انسانی، مدیریتی، سیستمی که واسه تولید، پردازش، پخش و به کار گیری اطلاعات استفاده می شه))(چکلندوهالول[۵]،۱۹۹۸ ،ص ۸۹).در ادامه هر جا صحبت از فنآوری اطلاعات شد،تعریف دوم مد نظرما خواهدبود.

۷-۱-۲کاربردهای فنآوری اطلاعات در سازمان

فناوری اطلاعات در سازمانا، کاربرده های زیادی دارن.امروزه خیلی از فعالیتای سازمانی با بهره گرفتن از فنآوریای اطلاعات صورت میگیره.این موجب افزایش سرعت انجام فعالیتا و بالا رفتن دقت و سطح اطمینان در اونا می شه.گسترش استفاده فنآوریهای اطلاعاتی در انجام کارها به حدیه که در صورت نبود وجود فنآوریای اطلاعاتی انجام خیلی از اونا اگه غیرممکن نباشه،با سختی روبرو بوده و سطح کارآئی به طور بارزی کم میشه.کاربرده های فنآوری اطلاعات به نظر اکثرصاحبنظران به سه گونه کلی”کاربردعملیاتی”، “کاربرداطلاعاتی”، “کاربرد هدف دار”تقسیم می شن، که هر سازمانی با توجه خود، ترکیبی از اونا رو به کار میگیره. (بارلینگیم[۶]،۱۹۶۱ ،ص۱۲۱).

 

             جدول۱-۱-۲کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان(همون منبع،ص۲۱)

 کاربرد

عملیاتی

 کنترل موجودی-نگهداری و تعمیرات-حسابداری مالی-خرید-کنترل لوازم-کنترل حسابها-کارگزینی-متن نگاری-کنترل پروژه-سایرموارد
 کاربرد

اطلاعاتی

برنامه ریزی-آموزش-تحقیقات بازاریابی-تحقیق و پیشرفت-تحقیق در عملیات-سازمان و روش ها-روابط عمومی-حمل ونقل-پیش بینی فروش-مدارک پرسنلی-دفترداری-تحلیل خطر-سایرموارد

 

۸-۱-۲ مشکلات دبیرخانه سنتی

مشکلات

مشکلاتی که تو یه سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان میشه به اون اشاره کرد، به توضیح ذیله:

۱- نگهداری و انجام دستی نیازمند نیروی انسانی زیادیه و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیادمستلزم سیستمی دیگرو نیروی انسانی دیگه س.

۲- مراحل جور واجور ورود نامه، ثبت، برگشت و جابه جایی نامها بین واحدهای جور واجور تا رسیدن به دست کارشناس ذی ربط و برعکس، جفت و جور پیش نویس جواب نامه به وسیله کارشناسان، حروف چینی انجام اصلاحات به وسیله مدیران در هر مرحله ودر آخر امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان بر ومستلزم ثبت چندباره یه نامه در قسمتای جور واجور و در نتیجه به کار گیری نیروی انسانی زیاد واسه حفظ کار آیی اون هستش.

۳- امکان مفقود شدن از قصد و سهوی اسناد، نامها و پرونده ها هست، مخصوصا در زمان جابه جاییای سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یه واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگه.

 

۴- استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی.

۵- احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث یهویی مثل آتیش سوزی، زلزله و….

زلزله

۶- اختصاص فضای زیادی واسه نگهداری لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده ها.

۷– طولانی شدن روند جستجوی نامه در حجم انبوه از بایگانیا (وقت و نیروی انسانی).

۸- هزینه زیاد خرید کاغذ، شکل های جور واجور دستگاه افزایش و نگهداری اونا .

۹- هزینه نیروی انسانی واسه نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود.

۱۰- امکان جعل و سوء به کار گیری مکاتبات اداری و احتمال کم کشف اونا (این موجب تحمیل هزینه زیادی به نظام اداری کشور شده تا در مواردضروری با انجام اقدامای تکمیلی نسبت به اصالت نامه اطمینان انجام بشه).

۱۱- محال بودن برنامه ریزی بر مبنای حجم و اندازه فعالیت و مکاتبات هر بخش به دلیل نبود وجود آمار قابل تکیه.

۱۲- محال بودن گزارش گیری از فعالیتای زیر مجموعه به صورت سیستمی و هم محال بودن کنترل صحت آمار و گزارشای واحدای جور واجور در مورد انجام فعالیتا.(علینقی پور حجت،صمدی اسماعیل ،۱۳۸۹،ص۷-۶).

[۱] .manigment information system

[۲] .information tecknology

[۳] .Heeks

[۴] .Turban

[۵] .Chekland & Holwell

[۶] .Burlingame