مزایای استفاده از سیستم مکانیزه

به کار گیری اینجور سیستمی علاوه برغلبه بر مشکلات سیستمای غیر مکانیزه، باعث بهره وری بیشتر نیروی انسانی، استفاده بهینه از امکانات، تعاملات بیشتر، گردش کارسریعتر و شفاف تر وساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می شه. بعضی رئوس امتیازات به کار گیری این سیستم اتومایسیون اداری مناسب ذیلاً گفته شده:

مشکلات

  • صرفه جویی زمان در انجام چرخه ها وتعاملات اداری و دریافتی سریع پاسخا و ارجاعات.
  • دسترسی به کلیه اطلاعات، کارتابلا، قرارها و جلسات بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل کار.
  • حذف قسمت کلی ای از هزینه های ملزومات اداری (بایگانی، کپی، پست، کاغذ، و…..)
  • صرفه جویی در فضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت وقتی.
  • ذخیره متمرکز الکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر.
  • امنیت اطلاعات

  • به کار گیری پرسنل کمتر واسه بایگانی و دسترسی آسونتر به اطلاعات دلخواه.
  • آسون کردن ارتباطات سازمانی و اعمال آسونتر نظارت وسیاستای سازمان.
  • افزایش و آسون کردن تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح شده در مراودات اداری.

۹-دسترسی آسون به اطلاعات در سطوح جور واجور سازمان.

۱۰-ارتقا پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتر از منابع کارشناسی به واسطه تعاملات بیشتر.

۱۱-دسترسی سریع به اطلاعات در جا و زمان نیاز به واسطه رابطه ON LINE.

۱۲-دسترسی به ارتباطات در مورد نیاز به صورت همزمان به وسیله افراد جور واجور.

۱۳-ایجادموقعیتی واسه بهینه سازی ساختار اداری و تغییر در امور دبیرخانه ای سازمان.

۱۴-فرهنگ سازی هم جهت با بهینه از وسیله ITدر سازمان.

۱۵-مدیریت بر گردش کار مکتوبات و مستندات.

۱۶-  به اشتراک گذاری ساده و منظم اطلاعات و آسون کردن در دسترسی واسه کاربران مجاز. (علینقی پور، حجت وصمدی، اسماعیل، ۱۳۸۹، ص۸).

۱۰-۱-۲ مشکلات پیش روی سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری

اگرواقع بینانه به بحث اتوماسیون اداری نگاه کنیم این سیستم بر خلاف محسنات بسیاردارای مشکلات خاص خوددر رابطه با پیاده سازیه.بر اثر تحولی که در سیستم اداری هر سازمان ایجادمی شه،معمولا مواردی بروز می نمایدکه ذیلا به رئوس کلی اون اشاره می شه :

۱-ناآشنایی محیطای نرم افزاری واسه بعضی از کاربران و راحتی و قابل لمس بودن به کار گیری کاغذ به صورت سنتی.

۲-نیاز به درجه هایی از آگاهی فنی در میان کاربران سیستم.

۳-زیادشدن تعاملات درون سازمانی و نیاز به فرهنگ سازی مناسب و ارتقا سطح آگاهی کارکنان.

۴-سخت تر شدن مشکلات به دلیل به کار گیری وسیله مدرن تر.

۵-نیاز به بستر سخت افزاری و شبکه مناسب و کارآ ونیاز به پشتیبانی به موقع و همیشگی.

۶-نیاز به صرف هزینه (سخت افزار ، نرم افزار و پشتیبانی یه ریز)

۷-افزایش انتظارات پرسنل در اثر ارتقا فناوری و نیاز به تغییر استانداردها(همون منبع،ص۹).

۱۱-۱-۲قابلیتای خاص سیستم اتوماسیون اداری

    • امکان مکاتبات الکترونیک و توانایی برگشت خودکار بین کاربران سیستم
    • امکان تعریف پرسنل و افراد و هم ثبت عکس پرسنل و امضاء واسه اونا.
    • ایجادچارت سازمانی و امکان معرفی پست هاسازمانی وزیر سیستماشون.
    • تعیین محدوده دسترسی واسه هر کدوم از کاربران بنا به سیاست سازمان.
    • ثبت پیش نویس نامه.
    • امکان پیگیری کلیه مکاتبات اداری و اسمای برگشت شده و گفته از این که نامه مشاهده، اقدام و انجام شده یا خیر.
    • امکان نمایش کلیه سوابق برگشت یه نامه از اول تا انتها همراه با پارافای انجام شده روی اون نامه.
    • برگشت نامه به همراه پاراف متنی و به کار گیری قلم نوری در اسمای وارده.
    • ثبت خودکار تاریخ برگشت و بایگانی پس از برگشت.
    • نمایش گردش نامه ومشخص کردن آخرین وضعیت نامه.
    • ارسال نامه به همراه فایلای ملحق شد با هر نوع فرمت وهرمقدارحجم.
    • امکان ایجادکارتابل واسه هر کدوم از اعضاء.
    • تعریف کاربران جور واجور به همراه سطح دسترسی مخصوص واسه اونا.
    • امکان ذخیره سازی نامه در پرونده های مربوطه.
    • آلارم متنی وصوتی واسه کلیه نامها و پیامای جدید.
    • تعریف رده بندب امنیتی نامه مانندعادی،پنهونی،سری و….
    • امکان فرستادن و دریافت پیام در سطح سازمانی و الصاق پیوستای چند رسانه ای.
    • سررسید واسه هر کاربر و امکان یادآوری یادداشتا.
    • امکان جستجوی پیشرفته براساس هر کدوم از فیلدهای اطلاعاتی.
    • معرفی جانشین واسه هر کدوم از پستای سازمانی.
    • ایجاد دعوت به جلسه در سطح بخشی از سازمان و هم صورت جلسات به صورت نامه.
    • تابلو اعلانات واسه کل پرسنل.
    • دفتر تلفن شخصی یادداشت واسه هر کاربر.
    • امکان ایجاد فضای ورود نامه،فرستاده شده و داخلی.
    • امکان تعریف عبارات پرکاربرد واسه درج کلمات تکراری در پاراف و اقدام روی نامه.
    • امکان تعیین رونوشت واسه نامه.
    • اضافه کردن اسمای در رابطه به نامه واسه اسمای عطف ،پیرو، برگشت و…
    • تایپ نامه به وسیله ویرایشگروMS WORD2003 و۲۰۰۷و۲۰۱۰٫
    • امکان رویت مشخصات نامه با جابه جایی روی لیست نامه بدون باز کردن نامه.
    • امکان تعریف گروه های سازمانی.
    • امکان پاراف نامه.
    • میزکار واسه هر کاربر.
    • اضافه کردن برنامه های پرکاربرد ویندوز داخل سیستم.

 

  • انتخاب شخص برگشت شونده بصورتای جور واجور مثل انتخاب داخل چارت سازمانی، انتخاب از لیست افراد سازمان، کسائی که تازگیاً واسه اونا نامه ارسال کردیم ویاگروهای کاربری تعریف شده.
  • امکان تعریف الگویای جور واجور نامه واسه هر کدوم از شکل های جور واجور نامه (داخلی، عمومی، فرستاده شده و وارده)متناسب با نیاز هر سازمان.
  • امکان تعریف سربرگ هر شرکت در سیستم واسه گردش نامها روی سربرگ شرکت به همراه لوگوی شرکت.
  • امکان تعریف کلیه فرمای درون سازمانی با امکان گردش گیری در آخر بایگانی در پرونده مربوطه.
  • تعریف الکترونیکی فرمای برگشت کار، فرم درخواست مرخصی، فرم صورت جلسه، اضافه کار و کلیه فرمای دیگری که در هر سازمان هست.
  • امکان تعریف فرمول شماره اندیکاتور به صورت دلخواه واسه هر نوع نامه و یا بخشای جور واجور سازمان.
  • امکان تعریف شماره اندیکاتور واسه هر واحدبه صورت جدا از هم.
  • بایگانی الکترونیکی(طبقه بندی نامه و مراسلات برگشت شده به قسمت بایگانی در پرونده).
  • ثبت تصویر (اسکن نامه)
  • چرخش نامه بین واحدهای جور واجور سازمانی جهت بررسی.
  • امکان به کار گیری قلم نوری به خاطر هامش در اسمای وارده.
  • تعریف ساختار سازمانی و پستا، گروه بندی پرونده های عمومی و بایگانی.
  • امکان تعریف شکل های جور واجور دبیرخانه، بایگانی، کارتابل و شکل های جور واجور ارجاعات با دسترسیای متفاوت.
  • تعریف تقویم کاری و مناسبتای جور واجور.
  • تعریف سطح دسترسی و امنیت سیستم براساس مسولیت و پست سازمانی.
  • صندوق پیاما واسه مشاهده پیامای دریافتی.
  • ایجاد ومشاهده کارتابل نامه، پیگیری نامه هاو اسمای ارسال نشده
  • تعریف شکل های جور واجور اولویت مکاتباتی(عادی، فوری، خیلی فوری و…)
  • مشاهده درختواره گردش نامه و آخرین وضعیت اون با در نظر گرفتن دسترسیای مجاز(tracing)
  • ثبت و کنترل اقدامات انجام شده روی نامه.
  • ثبت تاریخ و ساعت عملیات انجام شده روی نامه(برگشت، مشاهده،ا قدام و…)
  • تعریف جانشین واسه سمتای سازمانی.
  • به گردش انداختن اسمای بایگانی شده.
  • چاپ مشخصات فرستنده و گیرنده روی label.
  • چاپ مشخصات گیرنده روی پاکت نامه
  • وجود میز کار واسه هر کاربر.
  • محیط کاربر پسند.
  • راهنمای فارسی آموزش سیستم.
  • زمان و استفاده بهینه از منابع مخصوصا نیروی انسانی.
  • تعیین جانشین واسه هر کدوم از سمتای سیستم وایجادسطوح دسترسی.
  • تعریف دبیرخانه های جور واجور سازمان و اجرای عملیات جداگونه در هر دبیرخانه.
  • به کار گیری همه قابلیتای ویرایشگرMicrosoft Word بطور مستقیم از داخل سیستم.
  • دریافت و ارسال شکل های جور واجور فایل و پیام جهت انجام امور شخصی یا روان سازی امور اداری.
  • جدا کردن اسمای دیده شده و مشاهده نشده.
  • جدا کردن اسمای اقدام شده و اقدام نشده.
  • بایگانی اسمای دریافتی و ارسالی در پرونده های الکترونیکی.
  • مشاهده سوابق و ارجاعات و پارافای انجام شده روی یه نامه.
  • امکان مشاهده وضعیت نامه، پیگیری نامه پس از ارجاعات جور واجور
  • کنترل سطح دسترسی کاربران هنگام برگشت نامه.
  • امکان فرستادن گروهی نامه.
  • امکان برگشت گروهی نامه(برگشت همزمان به چند نفر)
  • امکان اخذ گزارشات و فراخوانی اون.
  • گزارش گیری از نامهایی که ثبت شده ولی هنوز ارسال نشده.
  • گزارش از اسمای موجوددر پرونده های جور واجور در بازه های وقتی جور واجور.
  • گزارش از لیست اسمای دریافتی اقدام نشده واسه هر کاربر.
  • گزارش از لیست اسمای دریافتی از کارتابلای جور واجور.
  • قابل اجرا در کلیه سیستم عاملایwin8،win7 ، xp،vista ، ۲۰۰۸ .۲۰۱۲
  • جفت و جور نسخه پشتیبان[۱] به صورت دوره ای و خودکار.
  • با توانایی تبدیل شدن سیستم به زبانای انگلیسی، عربی، آلمانی، فرانسوی و ایتالیایی قبول سفارش به زبانای دیگه.(علینقی پور،حجت و صمدی، اسماعیل، ۱۳۸۹، ص ۴۸-۴۳)

[۱] .Backup